Secretária(o) Executiva(o)- Bilíngue

Recepção e Atendimento ao Público 

(a) Gerenciar chamadas telefônicas para a Embaixada, a conta de e-mail oficial da Embaixada e correspondências.

(b) Atender os visitantes da Embaixada, incluindo a preparação do local da reunião e o atendimento aos visitantes.

(c) Traduzir informações gerais, como avisos e correspondências, e atuar como intérprete em entrevistas ou reuniões, conforme necessário.

(d) Manter e atualizar a lista de contatos da Embaixada.

Funções Secretarias

(e) Gerenciar a agenda de reuniões, compromissos e viagens do Chefe da Missão (HOM) e do Chefe da Seção (HBS).

(f) Manter e atualizar todos os arquivos e registros sob a responsabilidade da Secretária Executiva.

Outras Funções

(g) Organizar e auxiliar nos eventos e visitas da Embaixada. Isso inclui a preparação de todos os materiais, o contato com fornecedores/autoridades locais para atender às exigências logísticas, a gestão de convites e o apoio logístico durante o evento.

Comunicação Bilíngue: Redigir, traduzir e revisar documentos e correspondências em português e inglês, além de atuar como intérprete em reuniões e conferências.

Proatividade: Antecipar necessidades e identificar oportunidades de melhoria nos processos administrativos, contribuindo para a eficiência organizacional.

Executive Secretary Duties

1.1. Primary Duties

Receptionist Duties

(a) Manage telephone calls to the Embassy, the Embassy’s official email account and correspondence.

(b) To attend to visitors to the Embassy, including preparation of meeting venue and serving visitors.

(c) To translate general information such as notices and correspondence, and to act as interpreter at interviews or meetings, as and when required.

(d) To maintain and update the Embassy’s contact list.

Secretarial Duties

(e) To manage the schedule of meetings, appointments and travels of the HOM and HBS.

(f) To maintain and update all files and records under the Executive Secretary’s charge.

Other Duties

(g) To organise and assist in the Embassy’s events and visits. This includes preparation of all collaterals, liaising with vendors/local authorities on logistical requirements, management of invitations, and providing logistical support during the event.